Vous devez prendre contact avec l’équipe technique du GAL pour vérifier l’éligibilité de votre projet, connaitre à quelle fiche-action de la stratégie il peut être rattaché et les conditions d‘admissibilité requises.

Si votre projet entre dans la stratégie du GAL, l’équipe technique du GAL, généralement lors d’un rdv, analyse votre projet : calendrier de réalisation, budget, dépenses éligibles, co-financements obtenus etc… et vous fait un premier retour sur l’aide LEADER possible et les modalités de montage du dossier de demande d’aide.

Au-delà de son éligibilité, pour être sélectionné votre projet doit répondre à certains critères. En effet, l’Union Européenne demande aux GALs d'élaborer une procédure de sélection des projets, transparente et non discriminatoire. A cette fin, chaque GAL doit définir des critères de sélection adaptés à sa stratégie locale. Notre GAL a élaboré 4 grilles de sélection, correspondant à chacune des fiches-action de notre stratégie LEADER pour la période 2023-2027.

Lors de vos premiers échanges avec le GAL, cette grille de sélection est passée en revue avec vous pour aboutir à une pré-notation qui permet d’évaluer si d’emblée le projet peut être sélectionné ou pas. Si la note minimale (10/23) n’est pas atteinte le GAL peut vous conseiller sur les marges de progrès ou d’amélioration de votre projet, pour mieux répondre aux critères de sélection de la grille.

Si votre projet obtient une pré-note favorable, le GAL vous accompagne pour constituer le dossier complet de demande d’aide, comportant l’ensemble des pièces nécessaires. Il vous informe sur les règles en matière de publicité, obligatoires pour tous les projets bénéficiant d’une aide de l’Europe.

Une fois complet, le dossier est déposé et transmis au service instructeur de l’Autorité de Gestion (la Région Occitanie), via la plateforme EURO-PAC.

Au sein de notre GAL, une Commission Thématique (CT) qui est constituée de membres du GAL désignés, est chargée d’analyser et de noter les projets, via les grilles de sélection.

Chaque commission correspond à une des fiches action du programme. La pré-notation initiale de votre projet avec l’équipe du GAL, garantit à priori l’obtention de la note minimale pour être sélectionné. La notation peut cependant s’accompagner de remarques et réserves sur certains aspects du projet qui vous seront communiquées. Cette notation, intervient en amont du Comité de Programmation qui est l’instance finale qui approuve la note obtenue et vote la sélection du projet.

Une fois votre demande d’aide déposée sur sur la plateforme EURO-PAC, le service instructeur examine votre dossier au regard de la conformité des pièces et du respect de la règlementation européenne.

A ce stade, des pièces complémentaires peuvent vous être demandées.  Un rapport d’instruction indiquant le montant des dépenses éligibles retenues et l’aide LEADER correspondante, finalise la phase d’instruction de votre dossier.

C’est seulement une fois le rapport d’instruction émis par la Région que l'équipe technique du GAL peut présenter votre dossier en Comité de Programmation.

Votre projet est présenté enComité de programmation de notre GAL, qui valide son opportunité, sa cohérence avec la stratégie du programme et approuve ou module la note obtenue en Commission Thématique.

Suite au Comité de Programmation, vous êtes informés par le GAL de la sélection de votre projet. C’est l’avis favorable du Comité de programmation qui permet l’engagement juridique de la subvention européenne.

Cet engagement juridique prend la forme d’une convention attributive de l’aide éditée par La Région et ensuite signée entre la Région et vous. Celle-ci indique le montant des dépenses éligibles retenu, le montant de l’aide FEADER ainsi que les conditions attributives de l’aide.

En cas de modifications du projet en cours de réalisation, vous devez impérativement en informer le GAL et la Région.

Vous réalisez votre opération en veillant à respecter la date limite de fin d’opération indiquée sur votre convention. Celle-ci correspond à la dernière facture payée en lien avec le projet. Les retenues de garanties s’il y en a, doivent également être levées pour entamer les démarches de demande de paiement de l'aide LEADER à la Région

Si vous pensez être hors délai, il faut impérativement avertir le GAL et la Région, de préférence plusieurs mois avant, pour demander un avenant de prolongation. Ce dernier devra respecter le calendrier de fin de programmation (30/06/2028).

De même, en cas de modifications du projet en cours de réalisation, vous devez impérativement en informer le GAL et la Région.

Une fois la dernière facture acquittée, vous devez solliciter le paiement de l’ensemble des subventions obtenues sur le projet, auprès des autres co-financeurs. En effet le paiement de l’aide LEADER intervient en dernier, une fois tous les autres co-financements versés.

Le GAL vous accompagne ensuite dans la constitution de votre dossier de paiement et son dépôt sur la plateforme EURO-PAC. Il rassemble avec vous l'ensemble des preuves de publicité, mises en oeuvre depuis le démarrage de l'opération LEADER, pour les joindre au dossier de paiement.

Le service instructeur vérifie la conformité du projet réalisé avec le projet ayant fait l’objet du conventionnement : nature et éligibilité des dépenses présentées, dépassement des postes de dépenses ou sous-réalisation, versement des co-financements, respect des règles de publicité etc… A ce stade, des pièces complémentaires peuvent vous être demandées.  

Une fois l’instruction finalisée, le montant final de l’aide LEADER est arrêté. Celui-ci peut être différent de celui indiqué dans la convention, notamment en cas de sous-réalisation de l’opération (montant de dépenses présenté au paiement inférieur au montant prévisionnel présenté dans la demande d’aide).

Une fois votre dossier instruit, une Visite Sur Place est organisée afin de vérifier la conformité des investissements réalisés, avec les dépenses présentées au paiement. Cette visite se déroule en votre présence avec la participation de l’instructeur Région et un membre de l’équipe technique du GAL.

Une fois la Visite Sur Place réalisée, la Région valide le montant définitif de l’aide LEADER à verser. Elle transmet votre dossier à l’ASP (Agence de Service et de Paiement) qui est l’organisme en charge du versement de la subvention LEADER. L’ASP procède au paiement, après avoir vérifié la conformité du dossier et peut éventuellement procéder à un contrôle sur place.

De votre côté, vous devez assurer la pérennité des investissements matériels ayant fait l’objet de l’aide LEADER, pendant 3 ans à compter de la date de dépôt de la demande de paiement.